Communications administratives

1 - Communications administratives

En direction des services producteurs ou versants, les services d’archives pratiquent la communication administrative. Celle-ci se situe en dehors du champ des règles de communicabilité applicables aux lecteurs se présentant en salle de lecture. Il s’agit de transmettre, aux services qui le demandent, les dossiers qu’ils ont produits et qui sont conservés aux Archives départementales du Nord.

La communication se déroule dans la plupart des cas par la transmission du dossier demandé, ou par le retrait de celui-ci en salle de lecture. Dans certains cas, les dossiers peuvent être étudiés sur place, ou faire l’objet d’un envoi par télécopie ou dossier électronique.

La communication administrative d’un dossier ne peut être demandée que par le service ayant versé ou produit le dit dossier, le service versant faisant son affaire de toute demande lui ayant été effectuée par un tiers.

Lorsque les documents sont demandés, il convient de procéder à l’enregistrement du mouvement, au départ et au retour.

2 - Communications administratives : la procédure

La demande peut être effectuée soit par télécopie.

Les Archives départementales du Nord procèdent alors à l’enregistrement de la demande, chaque cote étant inscrite dans un tableau reprenant, pour l’année en cours, les mouvements des différents dossiers.
Les dossiers sont ensuite transmis ou retirés sur place en salle de lecture. A chaque transmission ou retrait, un document récapitulatif (sous forme de tableau) est joint aux dossiers : ce document, qui doit être signé par le service destinataire et renvoyé aux Archives départementales, comporte un numéro d’enregistrement et mentionne les cotes des dossiers sortis.

Les retours des dossiers aux Archives départementales ne sont pris en compte que s’ils sont accompagnés des mêmes informations (numéro d’enregistrement et cotes des dossiers). Dans le cas contraire, tout retour sera refusé et réexpédié.

L’expérience prouve que certains dossiers ne reviennent pas systématiquement (ou beaucoup trop tard). Les Archives départementales du Nord interrogent dans ce cas les services pour obtenir le retour des dossiers ou toute information justifiant le non retour du dit dossier. D’une manière générale, tout dossier sorti devrait être réintégré aux Archives départementales dans les 3 mois qui suivent sa consultation par le service versant.

En tout état de cause, pendant toute la période durant laquelle les dossiers sont conservés par le service versant, ceux-ci relèvent de leur responsabilité.