Les règles de communicabilité

1 - Règles de communicabilité

La communication des archives publiques est régie par le Code du Patrimoine modifié par la loi du 15 juillet 2008 sur les archives.

Les archives publiques sont communicables de plein droit. Toutefois, des délais ont été fixés pour certaines catégories de documents :

  • 25 ans à compter de la date de l’acte ou de la clôture du dossier pour les documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et de l’exécutif en général, à la conduite des relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret en matière industrielle et commerciale, à la recherche des infractions fiscales et douanières, au secret en matière statistique si ne sont pas en cause des données à caractère personnel.

 

  • 50 ans à compter de la date de l’acte ou de la clôture du dossier pour les documents qui contiennent des informations mettant en cause la sûreté de l’Etat ou la défense nationale et la vie privée des personnes, tels que les dossiers de pupilles, les dossiers de naturalisation, les fiches matricules de recensement militaire ne comportant pas d’informations médicales, les documents relatifs à la construction et à l’entretien des bâtiments pénitentiaires.

 

  • 50 ans à compter de la clôture du dossier de l’intéressé pour tout dossier de personnel ou 25 ans après la date de son décès.

 

  • 75 ans à compter de la date de l’acte ou de la clôture du dossier pour les documents relatifs aux recensements de population, les dossiers de procédures judiciaires, les minutes et répertoires des notaires ainsi que les registres des naissances et des mariages. Les registres des décès sont librement communicables.

 

  • 100 ans à compter de la date du document le plus récent ou 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé pour les documents de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes mineures, pour les documents de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou aisément identifiables, pour les documents susceptibles de porter atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes.

 

  • 120 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé pour les documents comportant des renseignements individuels à caractère médical ou 25 ans après la date de son décès.

Des dérogations pour consultation des documents n’ayant pas encore atteint le délai légal de communicabilité sont prévues.

Les demandes de dérogations sont instruites par les services d’Archives départementales qui émettent un avis et requièrent l’accord du service qui a procédé au versement des archives concernées. Le Ministère de la Culture, par le biais de la Direction des Archives de France (www.archivesdefrance.culture.gouv.fr), valide la demande, autorise la consultation et notifie sa décision au demandeur.

En cas de refus, le demandeur peut saisir la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (www.cada.fr).

2 - Règles de communicabilité

Comment remplir votre formulaire de demande de dérogation ?

Le premier formulaire concerne l’identification du demandeur, la justification de la recherche et l’engagement de réserve.
Il est fortement conseillé de compléter la rubrique «Observations complémentaires» destinée à établir le lien entre les documents sollicités et le sujet de votre recherche.

Le deuxième feuillet (intercalaire) sert à indiquer les articles que vous souhaitez consulter dans le cadre de votre demande de dérogation. Sur chaque feuillet utilisé, vous devrez indiquer vos nom et prénom, la cote du versement et le service d’origine.
Puis vous devez compléter le (s) cadre(s). Chaque cadre ne doit comporter qu’une seule cote sauf dans le cas d’un ensemble de cotes se suivant dans l’ordre numérique et correspondant à une analyse identique. Les zones «cote du versement», «service d’origine», «cotes», «analyse» et «dates extrêmes» seront complétées à l’aide des indications trouvées dans les bases documentaires ou instruments de recherches disponibles aux Archives départementales du Nord.

Les intercalaires seront numérotés par service d’origine ; un feuillet intercalaire ne peut concerner qu’un seul et même service d’origine.

Dans tous les cas de figure, merci de compléter vos demandes aussi précisément et lisiblement qu’il vous sera possible : les demandes incomplètes ou mal formulées s’exposant à un rejet de la part des services concernés.