Le règlement

I – Heures d’ouverture

ARTICLE 1 : La salle de lecture des Archives départementales du Nord est ouverte du mardi au vendredi.
  • Du mardi au jeudi de 9h à 17h, le vendredi de 9h à 16h (avec arrêt des communications entre 11 h 45 et 13 h).
  • Elle est fermée du 1er au 14 juillet ainsi que les jours fériés.

II – Obligations incombant aux lecteurs

ARTICLE 2 : La salle de lecture des Archives départementales du Nord est ouverte à toute personne régulièrement inscrite sur la base d’une pièce officielle d’identité comportant une photographie. Une carte de lecteur est délivrée à l’accueil, elle est renouvelable annuellement.

ARTICLE 3 : L’accueil des lecteurs se fait obligatoirement par l’entrée principale des Archives. Chaque lecteur, dès son arrivée dans la salle, doit déposer au vestiaire ses effets (manteau, parapluie, serviettes ou sacs, pochettes en plastique, etc.). Tout lecteur quittant la salle de lecture doit obligatoirement restituer les documents qu’il consulte et libérer sa place. Un contrôle des lecteurs à la sortie pourra être exercé et le contenu des sacs et serviettes vérifié.

ARTICLE 4 : La salle de lecture constitue un espace de silence où chaque lecteur se doit de respecter le travail des autres. Les documents consultés sont fragiles et doivent être protégés. Pour cette raison il est interdit de fumer, d’apporter et de consommer nourriture ou boissons, d’introduire des animaux, de s’appuyer ou d’écrire sur les documents. Les téléphones portables doivent être éteints, l’utilisation des micros-ordinateurs portables est par contre autorisée.

ARTICLE 5 : L’ordre dans lequel figurent les documents au sein de chaque article doit être respecté de même que l’intégrité de ceux-ci.

ARTICLE 6 : Les parties du service non incluses dans la salle de lecture sont strictement interdites aux lecteurs non accompagnés, et notamment le local où sont rangés les documents en instance de communication et les magasins de conservation.

III - Conditions de communication

ARTICLE 7 : La communication des documents se fait en application des textes législatifs en vigueur sur l’accès aux documents administratifs et aux archives. Elle se fait sur place. Aucun prêt d’originaux à l’extérieur n’est autorisé.

ARTICLE 8 : Le nombre d’articles (liasses, boîtes, registres, microfilms, plans, ouvrages de bibliothèque) communicables est limité à 12 articles par journée. En période d’affluence il ne pourra être demandé plus d’un article en début de séance et pas plus de trois articles à la fois dans le courant de la journée.

ARTICLE 9 : Les demandes de communication sont saisies par les lecteurs sur les postes informatiques réservés à cet effet. A défaut la saisie est faite par le personnel des Archives sur présentation d’un bulletin rempli par le lecteur. L’heure limite de dépôt des demandes est fixée à 16h15 (15h15 le vendredi). De 11h45 à 13 h ne seront communiqués que les documents demandés avant 11h45 et les documents en réservation. Les demandes de communication peuvent également être faites à l’avance (par courrier,  fax, téléphone ou courriel).

ARTICLE 10 : Il n’est communiqué qu’un article à la fois. L’article remis au lecteur est accompagné d’un bulletin qui devra être rendu signé avec l’article en question.

ARTICLE 11 : Les documents trop fragiles ou en mauvais état ne sont communicables que sous forme de reproductions (microfilm, photographie, photocopie, document numérique).

ARTICLE 12 : La communication des plans de grand format, des plans cadastraux et des documents conservés à l’annexe des Archives départementales est soumise à des conditions particulières. Les documents conservés à l’annexe des Archives départementales doivent être commandés au moins 24 heures à l’avance.

IV - Conditions de reproduction des documents

ARTICLE 13 : Les lecteurs peuvent effectuer des photocopies des documents originaux qu’ils consultent sur le photocopieur mis à leur disposition. Toutefois ne peuvent être photocopiés :

  • les registres, les documents signalés comme fragiles et les documents de grand format par souci de protection des originaux ;
  • les cartes postales et les publications imprimées de moins de 60 ans en application des textes législatifs et réglementaires sur les archives et sur le droit d’auteur.
Les lecteurs peuvent également effectuer des photocopies à partir des microfilms et imprimer des images numériques. Ils peuvent également effectuer des photographies des documents à condition de ne pas les exposer à une source lumineuse excessive (flash, lampes halogène ou  tungstène, etc.).
En revanche, pour éviter l’introduction de virus informatiques dans le réseau informatique du Département, l’utilisation des périphériques externes (clés USB, disques durs, cartes mémoires, etc.) sur les postes informatiques de la salle de lecture est strictement interdite.

ARTICLE 14 : Les lecteurs peuvent également commander des reproductions analogiques ou numériques de documents, en salle de lecture ou par correspondance. Toute publication de documents à partir de reproductions photographiques et de fichiers numériques est soumise à l’obtention d’une licence.
Toute commande nécessite la signature par le demandeur d’un devis établi par les Archives départementales, devis qui indique le délai de réalisation.

ARTICLE 15 : Toute utilisation des informations publiques contenues dans les documents reproduits est soumise au respect du règlement général de réutilisation des données publiques.

ARTICLE 16 : Le paiement des photocopies et autres prestations se fait à l’accueil.

V – Assistance aux lecteurs

ARTICLE 17 : Des instruments de recherche (inventaires et répertoires, catalogues, fichiers, base de données) sont à la disposition des lecteurs.

ARTICLE 18 : Les présidents de salle renseignent les lecteurs et les orientent dans les instruments de recherche et dans les fonds d’archives. Par contre, en aucun cas, ils n’ont à se substituer aux lecteurs pour effectuer des dépouillements ou des transcriptions.

ARTICLE 19 : Les présidents de salle sont chargés de régler les différends ou difficultés qui pourraient survenir. Les recours sont possibles auprès du chef du service de l’Accueil du public et de la directrice des Archives départementales.


Le Président du Conseil général du Nord,

22 Août 2013