La conservation

La conservation, une mission fondamentale pour la sauvegarde du patrimoine archivistique

Quel qu’en soit le support (parchemin, papier, support photographique, support numérique) les documents d’archives sont fragiles et ils doivent être protégés contre les dégradations dues
  • aux variations brutales de température et d’hygrométrie ;
  • aux inondations
  • aux insectes et aux rongeurs
  • à l’incendie, aux inondations, aux séismes
  • à la poussière
  • au contact avec des émanations acides
  • à la lumière
  • aux manipulations trop nombreuses

Pour lutter contre ces facteurs de dégradations les magasins d’archives (espaces pour le stockage des documents) sont à l’heure actuelle conçus comme des espaces clos, sans éclairage naturel, protégés contre les intrusions de rongeurs et d’insectes, contre les incendies (grâce à la présence de détecteurs) et les inondations, isolés au maximum pour éviter les variations de température et d’hygrométrie, construits selon des normes antisismiques. Les futurs magasins des Archives du Nord (dont l’inauguration est prévue en 2012) respecteront ces règles.

Les documents sont rangés dans des sous-chemises, chemises et boîtes non acides, dépoussiérés régulièrement. Les cartes et plans ainsi que les tirages photographiques sont conservés dans des pochettes mylar. Ils sont désinfectés et dépoussiérés si besoin est. En cas de trop grande détérioration ils sont restaurés grâce à des techniques de pointe.

Pour éviter la dégradation par la lumière les documents d’archives ne sont jamais exposés plus de trois mois. C’est pour la même raison qu’il est interdit de les photographier au flash.

Pour éviter la dégradation par des manipulations trop nombreuses les documents les plus précieux (par exemple le terrier de l’évêché de Cambrai), les plus fragiles (par exemple les cartes et plans, les document scellés, les photographies) et les plus consultés (registres paroissiaux, Etat civil, etc) sont microfilmés ou, de plus en plus, numérisés pour être retirés de la consultation. C’est ainsi qu’à ce jour ne peuvent plus être consultés les originaux des registres paroissiaux et d’Etat civil (entièrement microfilmés), les tables décennales de l’Etat civil, les registres matricules de l’armée, les tables de successions, les plans du cadastre napoléonien (entièrement numérisés). Et la liste est loin d’être exhaustive.

Pour la même raison il existe de nombreuses restrictions pour la photocopie des documents.