Le classement

Le classement et le répertoriage, une mission incontournable pour permettre l’accès aux archives

Les documents entrés aux Archives sont traités organiquement et non thématiquement « ce qui revient à dire que les dossiers produits par une institution ou un particulier et qui composent le fonds d’archives de cette institution ou de ce particulier ne sauraient être confondus avec des dossiers produits par d’autres institutions ou particuliers, même si l’objet est identique » (principe du respect de fonds).

Le classement des fonds

Chaque fonds entré dans un service d’archives donne lieu à une opération de classement (ou de reclassement) reflétant généralement le mode de constitution du fonds,les procédures existantes au sien de l’institution et le mode de classement originel des dossiers.

Il existe de nombreux modes de classement qui peuvent être employés parallèlement ou successivement : méthodique (pour l’ensemble d’un fonds), chronologique (pour un ensemble de lettres, une série de jugements), alphabétique (pour une série de dossiers de personnel), géographique (pour une série de dossiers de communes), numérique (pour des ensembles de dossiers dotés d’un numéro d’enregistrement).

La cotation et le système français des cadres de classement

Pour des raisons de commodité, en France, les fonds ont été répartis dans l’ordre méthodique de cadre de classement se composant de séries thématiques symbolisées par une lettre et pouvant être divisées en sous-séries ». Le cadre de classement des Archives nationales date de 1815, ceux des Archives départementales, communales et hospitalières du milieu du XIXe.

Tous ont fait l’objet de nombreuses modifications par la suite.

Reposant à l’origine sur l’idée d’unicité du fonds, ils en sont venus, avec la multiplication des fonds dus à la création des services extérieurs, à constituer « un compromis entre les principes de provenance et de pertinence ».

Les séries se répartissent généralement en séries anciennes (antérieures à la Révolution) ; série révolutionnaire ; séries modernes (de 1800 à 1940) ; entrées par voie extraordinaire (archives privées, documents figurés). 
Pour les documents postérieurs à 1940, afin d’accélérer leur traitement, on a « substitué au cadre de classement une série continue (matérialisée dans les Archives départementales et communales par la lettre W) juxtaposant les versements dans l’ordre de leur entrée aux Archives » (circulaires du 31 décembre 1979 et du 3 mars 1983).

Le système de cotation (attribution d’une cote ou identifiant alpha numérique à une unité archivistique - boîte, liasse, registre, dossier, pièce) des archives en France reflète exactement les cadres de classement puisque la cote est au minimum composée du numéro de la sous-série (ou du versement), de la lettre de la série et d’un numéro d’ordre.

Les instruments de recherche

Toute opération de classement aboutit obligatoirement à la rédaction d’un instrument de recherche, interface entre les chercheurs et les archives elles-mêmes.

Les instruments de recherche peuvent être manuscrits, dactylographiés, imprimés ou électroniques. Ils reflètent le mode de classement adopté et mentionnent la cote de chaque unité archivistique, une description plus ou moins détaillée de son contenu les dates extrêmes des documents décrits.

La plupart des instruments de recherche sont des répertoires numériques. Aux Archives du Nord, une vaste base de données est en cours de constitution, reprenant les données des instruments de recherche existants. Elle permet d’ores et déjà d ‘avoir un aperçu de l’ensemble des fonds conservés.