La collecte des archives publiques

Selon les termes du Code du Patrimoine, les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics ; les documents qui procèdent de l’activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public ; les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. Les archives publiques, quel qu’en soit le possesseur, sont imprescriptibles.

Les archives publiques, à l’expiration de leur période d’utilisation (entre 5 et 100 ans) par les services, établissements et organismes qui les ont produites ou reçues, sont versées (la voie ordinaire) ou déposées dans les services d’archives (la différence tenant dans le fait que le dépôt est révocable).

Les règles qui régissent les versements comme leurs modalités découlent directement du rôle administratif joué par les archives et de la prise de conscience de plus en plus affirmée de l’importance de la fonction de collecte des documents.

Il faut en effet savoir que, si l’administration des archives remonte à la Révolution, les versements, c'est-à-dire la remise systématique aux archives par les administrations des documents ayant dépassé leur stade d’intérêt administratif direct, n’ont été rendus obligatoires que par des textes postérieurs (décrets du 22 décembre 1885, 14 mai 1887, 21 janvier 1936, décret approuvé par tous les ministres).

Ces dispositions, comprenant le versement systématique des documents considérés comme administrativement dépourvus d’utilité immédiate et la nécessité du visa de la Direction des Archives de France pour toute élimination, ont été reprises et systématisées avec tout le poids de l’appareil législatif par la loi du 3 janvier 1979 sur les archives et le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979.

Enfin, au-delà de l’attente passive des versements, et depuis une date assez récente, les archivistes tendent à remonter à la source de la production du document et apportent aux administrations leur concours pour la bonne gestion de leurs dossiers vivants. Ces interventions à la source sont devenues indispensables avec l’accroissement considérable de la production de documents après la deuxième guerre mondiale.

Désormais, en effet, n’entrent plus dans les services d’archives qu’une minime partie de cette production, les tris et éliminations étant effectués en amont et seuls étant pris en charge les documents jugés dignes, au terme d’un long processus d’évaluation et de sélection, d’être conservés à titre d’archives définitives ou historiques.

On notera que les minutes de notaires n’ont été déclarées publiques qu’en 1979. Avant la loi sur les Archives, si les notaires étaient tenus de conserver leurs minutes et celles de leurs prédécesseurs depuis l’origine de l’étude, ils n’étaient nullement obligés de les remettre aux services d’archives.
Enfin ce n’est que depuis 1970 que les communes de moins de 2000 habitants sont obligées de déposer aux Archives départementales leurs archives centenaires.

Les Archives nationales reçoivent en versement les archives de la Présidence de la République et des ministères — sauf les ministères de la Défense, des Relations extérieures et de l’Economie et des Finances qui ont leurs propres services d’archives — et, exceptionnellement, les minutes des notaires de Paris. Elles peuvent recevoir en versement ou en dépôt les archives des établissements et entreprises publics de caractère national.

Les Archives départementales reçoivent en versement les archives des préfectures, des services extérieurs de l’Etat dans les régions et les départements, des départements, des hôpitaux, des établissements et organismes publics non pourvus d’un service d’archives. Elles peuvent recevoir en dépôt les archives des régions, des communes (ce dépôt est obligatoire pour les communes de moins de 2000 habitants aux termes de la loi du 21 décembre 1970 sur les Archives communales).

Les Archives municipales ou régionales, les Archives des hôpitaux, les Archives des Chambres de commerce et autres établissements et organismes publics reçoivent en versement les archives produites par les institutions ou organismes dont elles relèvent.